Cuando hablamos de toma de decisiones hablamos de preguntas claves que nos hacemos en el día a día: qué datos tenemos, cómo procedemos, cómo podemos pensar para acertar en nuestras acciones, cómo elegimos correctamente…
Cuando hablamos de tomas de decisiones en una empresa, normalmente nos referimos a los datos. ¿Qué datos mirar? ¿Cómo organizarnos para sacarles el máximo partido? ¿De dónde sacamos esos datos?
¿Qué es la toma de decisiones?
La toma de decisiones es el proceso en el cual un individuo o grupo de individuos deben elegir entre varias opciones. Este proceso se activa cuando hay que resolver un conflicto o situación que requiere de una acción concreta.
Hacer esa elección puede suponer un paso más o menos trascendental, hay decisiones rutinarias o consideradas de poca importancia, pero también algunas que implican mucha responsabilidad para quien las toma y que pueden ser muy determinantes.
En una empresa, es la gerencia o dirección quien toma las decisiones más importantes, pero todos sus miembros, de una forma u otra, tienen que tomar decisiones en su día a día para llevar a cabo acciones que, en definitiva, afectan a la empresa por pequeñas que sean.
En función del tamaño de la empresa, será más común un tipo de decisiones u otro. Mientras en las grandes es posible que algunas de las decisiones de peso se deleguen, en pymes estas suelen estar asumidas por grupos más reducidos de personas. Sea cual sea la modalidad, el proceso debe ser flexible para adaptarse a posibles cambios, además de tener en cuenta distintos enfoques que puedan enriquecerlo.
¿Cuál es la importancia de la toma de decisiones?
A lo largo de nuestra vida, tanto personal como profesional, nos encontraremos con la necesidad de tomar decisiones. La necesidad vital de dar un paso en una dirección u otra que nos lleve a encontrar una solución o alternativa a un problema o situación que la requiere.
Sean de menor o mayor calado, no siempre es fácil el proceso de toma de decisiones y en él influirá tanto nuestro carácter como la forma que tenemos de enfrentarnos a las cosas y, por supuesto, el contexto en el que nos encontremos. Todo ello en un entorno global y cambiante y con clientes (en el caso de tenerlos o buscarlos), cada vez más activos y exigentes.
Factores externos a la persona como la presión, la falta de tiempo, la responsabilidad que implica una elección concreta… puede conducirnos a lo que se conoce como ‘parálisis por análisis’. Porque el análisis a la hora de adoptar cualquier tipo de decisión es fundamental, pero, en ocasiones, enfrentarnos a la toma de decisiones desde el miedo, puede bloquearnos y llevarnos a evitar asumir cualquier tipo de elección, responsabilidad o compromiso.
Por lo tanto, tomar decisiones es asumir responsabilidades, lo que implica cierto grado de riesgo cuando la incertidumbre entra en juego. Un entorno o situación cambiante puede hacer tambalear nuestra decisión y poner en jaque los resultados esperados, pero tenemos que tener en cuenta que existen técnicas y herramientas que nos ayudan a definir y ejecutar decisiones en las que el análisis de datos y la visión estratégica serán fundamentales.
Clasificación de las decisiones: ¿Cuáles son los tipos?
Hay tanto tipo de decisión como diferentes situaciones o diferentes contextos. Dependiendo de la situación o contexto en el que nos encontremos, convendrá tomar un tipo de decisiones u otro. ¿Cuáles existen?, ¿qué decisión tomar?, ¿en qué momento debemos tomarla?, ¿quién debe tomarla?… son preguntas recurrentes, sobre todo en un contexto de negocio o empresa.
Para ayudarnos a responderlas, echemos un ojo a algunos tipos de toma de decisiones:
- Decisiones corporativas:
- Decisiones estratégicas o de planificación: en el ámbito empresarial, son aquellas decisiones que toman los altos ejecutivos o personas con cierta responsabilidad con el objetivo de mejorar prestaciones y obtener beneficios.
- Decisiones tácticas o de pilotaje: suelen ser tomadas por los directivos de nivel intermedio y supone la puesta en marcha de decisiones estratégicas.
- Decisiones operativas o de regulación: son aquellas decisiones que suelen ser tomadas por ejecutivos de nivel más inferior, ya sean supervisores o gerentes, y que están referidas a actividades funcionales y rutinarias.
- Decisiones según el método utilizado:
- Decisiones rutinarias o programadas: son aquellas repetitivas y rutinarias, por lo general de poca trascendencia, previsibles y para las que ya hay un método o procedimiento establecido para saber qué tipo de acciones ejecutar. Se incluyen dentro de las decisiones operativas.
- Decisiones de emergencia o de riesgos: son aquellas decisiones que se deben de tomar en momentos más o menos críticos o de profunda crisis. Por lo general, se dan de manera excepcional y sus consecuencias pueden ser muy determinantes, por lo que es fundamental evaluar sus posibles consecuencias.
- Decisiones según quién interviene en ellas:
- Decisiones individuales: son aquellas decisiones que toma cualquier miembro de la empresa en su día a día. En general, se toman de manera rápida y ágil, la responsabilidad es exclusiva de quien las toma y exigen cierto control, ya que al no contar con más enfoques de terceros, puede haber riesgo de incurrir en errores ya cometidos.
- Decisiones por consulta: en este caso, un directivo o grupo de directivos consultan a otros miembros del equipo su perspectiva u opinión sobre la situación para poder hacer frente a la decisión.
- Decisiones de grupo: a diferencia de las decisiones por consulta, en este tipo, además de pedir esa opinión, se invita a esos miembros del equipo a participar en la discusión y en la definición de alternativas que conduzcan a tomar la mejor decisión.
Estas son solo algunas tipologías de decisiones, ya que el abanico es muy amplio. Además, hay que tener en cuenta que, dependiendo de la situación, se requerirán diferentes opciones: soluciones puramente racionales u otras más creativas e intuitivas. Los actores implicados en la toma de decisiones, uno o varios, tendrán que apostar por un enfoque analítico/objetivo o por un enfoque menos técnico que se base en su experiencia y creatividad.
¿Cómo es el proceso de toma de decisiones?
A la hora de enfrentarnos a una toma de decisiones deberemos seguir una serie de pasos clave que, aunque no siempre se cumplen todos o siguen el mismo orden, hay que tenerlos en cuenta ya que nos ayudarán a guiar nuestro proceso.
Pasos de la toma de decisiones
- Identificar y definir el problema: analizaremos la situación para detectar cuál es el problema o circunstancia que requiere de una solución. Implica analizar todo el contexto, obstáculos, condicionantes, objetivos o resultados que se buscan, etc.
- Recopilar información relevante: tenemos que recopilar información que nos permita plantear soluciones libres de juicios de valor, de la manera más objetiva posible. Para tomar la decisión correcta, tan importante es hacerte con datos valiosos como con personas que te ayuden en la tarea.
- Identificar y analizar las alternativas: una vez definido el problema o situación, debemos identificar, analizar y comparar todas las alternativas o propuestas de solución que puedan ser de utilidad.
- Prever resultados y sopesar el impacto de la alternativa: en esta etapa podemos valernos de herramientas como el análisis DAFO para observar cuáles son los puntos fuertes y débiles de las alternativas propuestas y así valorar cuál es más viable.
- Seleccionar una alternativa: es un paso de cierto peso y responsabilidad, pero que se verá favorecido si previamente definimos unos criterios para la toma de decisiones (observaremos si es una elección individual o consensuada, si requiere de asesoramiento externo, si precisamos alguna herramienta de análisis de datos específica…).
- Llevar a cabo la decisión: cuando implantamos una solución o alternativa tendremos que, previamente, notificarlo a todos las personas y/o factores implicados. Deberás seguir un plan para que tu decisión sea tangible y realizable y que, a su vez, responda a la planificación de tu empresa u organización. Además, hay que considerar si conviene ejecutar la decisión inmediatamente o si es mejor esperar.
- Revisar y monitorear: una vez estamos poniendo en marcha nuestra solución, nos conviene hacer un seguimiento que nos permita tener todo bajo control. Esta retroalimentación es clave para ir adaptándonos o haciendo ajustes si la situación lo requiere, tanto en el proceso como en los recursos o personas implicadas.
- Evaluar los resultados: una vez implementada nuestra solución, tendremos que evaluar los resultados obtenidos y si estos son satisfactorios. Será fundamental documentar todo el proceso teniendo en cuenta si se han cumplido nuestras expectativas y los objetivos se han resuelto. Además, un informe final completo debería indicar qué factores han intervenido en el proceso de toma de decisiones y cómo han influido. En él, te vendrá muy bien incluir los métodos empleados y los datos utilizados, ya que podrán ser de utilidad para proyectos futuros y para automatizar tareas.